Jak przygotować dobrą strategię HRM organizacji?

Opublikowano: 2023-03-03

Rolą strategii HRM jest powiązanie przedsięwzięć działu HR z funkcjonowaniem całej organizacji

Przede wszystkim musimy zadać sobie pytanie dlaczego jest nam potrzebna taka strategia i jak może przyczynić się do rozwoju naszej organizacji.

W wielu firmach krążą historie o oderwanych od rzeczywistości biznesowej projektach działu HR, takich jak absurdalne systemy ocen, nikomu niepotrzebne spotkania motywacyjne, czy też potwornie nudne cykle szkoleniowe dla menedżerów. Przygotowując jakiekolwiek rozwiązania w szeroko rozumianym obszarze zarządzania kapitałem ludzkim należy pamiętać, że nie wystarczy tylko profesjonalnie realizować przedsięwzięcia HR-owe lecz także należy je powiązać z funkcjonowaniem całej organizacji, a to właśnie jest rolą strategii HRM.

Od czego zacząć budowanie strategii zarządzania zasobami ludzkimi?

Tworzenie strategii najlepiej podzielić na trzy etapy. Pierwszym jest zrozumienie celów organizacji i ich relacji do celów HRM. Ważne jest, aby strategia HRM była zgodna z misją i wartościami organizacji, a także, aby była odpowiednio dostosowana do specyfiki branży, w której działa firma. Następnie, należy zbadać potrzeby pracowników i zrozumieć, co jest dla nich ważne. W tym celu można przeprowadzić ankiety, rozmowy indywidualne lub grupowe, aby poznać opinie pracowników na temat środowiska pracy, zadowolenia z pracy, potrzeb szkoleniowych, oczekiwań wobec przełożonych i innych czynników wpływających na ich motywację i zaangażowanie. Po zebraniu informacji, można rozpocząć formułowanie strategii HRM.

Etapy tworzenia strategii HRM.

Etap 1. Odniesienie do strategii firmy.

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest wyjście poza bezpośredni obszar zarządzania zasobami ludzkimi. Procesy HRM należą bowiem do tak zwanych procesów wsparcia co oznacza, że służą realizacji innych celów. Bez odniesienia i powiązania procesów HR z tymi celami, strategia po prostu nie ma sensu. W znacznym uproszczeniu można powiedzieć, że cele firm są silnie związane z wynikami finansowymi. Precyzyjne określenie samych celów biznesowych naszej organizacji pozwala przede wszystkim zrozumieć nam uwarunkowania i wyzwania związane z procesami HRM. Ponadto strategia HRM buduje odpowiednie ramy odniesienia, tłumaczące dlaczego w ogóle zamierzamy podjąć jakiekolwiek działania w obszarze HR. Jeśli z perspektywy organizacji brak jest jednoznacznych powodów, aby wdrażać jakiekolwiek przedsięwzięcia HR-owe, to choćbyśmy mieli najlepsze pomysły, szansa na ich efektywne wprowadzenie w życie jest po prostu znikoma. Jest to zresztą jeden z podstawowych zarzutów kadry menedżerskiej i zarządzającej stawianych względem specjalistów HR.

W związku z tym warto przyjąć założenie, że za jakimkolwiek zgłoszonym pomysłem działu HR powinien stać konkretny cel i związana z nim potrzeba biznesowa/organizacyjna. Inaczej ryzykujemy, że nasze pomysły na rozwój ludzi w organizacji będą postrzegane jako coś podejrzanego.

Inaczej mówiąc przyjmujemy, że jakiekolwiek działania nastawione na poprawę funkcjonowania ludzi w organizacji mają sens, o ile wpływają one na realizację podstawowych celów organizacyjnych.

Jak przeprowadzić analizę biznesową?

Użytecznym narzędziem do przeprowadzenia takiej analizy może być uzupełnienie przedstawionych poniżej danych:

1. Wizja firmy:

2. Podstawowe strategiczne cele firmy w zakresie:

  • finansowym:
  • rynku i klientów:
  • procesów biznesowych:
  • rozwoju i kapitału ludzkiego:

Etap 2. Kluczowe cele w obszarze HR.

Kiedy mamy już określone podstawowe cele biznesowe, stojące za potencjalnymi działaniami w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, warto zastanowić się nad powiązaniem celów organizacji z obszarem pracowniczym. Związek ten zwykle odnosi się do kwestii efektywności pracowników. Inaczej mówiąc, cele w obszarze HR z reguły będą bezpośrednio, bądź też pośrednio, powiązane z oczekiwaną od pracowników efektywnością.

Główne pytanie jakie warto sobie zadać:

  • jaki związek mają cele organizacji z funkcjonowaniem samych pracowników?
  • jakie poziomy efektywności pracowników, zespołów i jednostek organizacji muszą zostać osiągnięte, by cele organizacji były realne?
  • jaki poziom wykonania mamy obecnie?
  • jaki zakres zmian jest niezbędny aby osiągnąć poziom pożądany?

Efektywność pracowników to przede wszystkim wymierny poziom realizacji celów, określany przez uzyskiwane wyniki, efekty prawidłowego wykonania zadań w danym obszarze działalności.

Wymaga to wskazania tego, co powstaje w wyniku realizowanych prac, jaką to ma konkretną wartość wyrażoną w liczbach. Ważne jest precyzyjne określenie zakresu wyzwań, wynikającego z porównania stanu pożądanego z faktycznym poziomem efektywności pracowników.

Przy określaniu zakresu wyzwań chodzi głównie o wskazanie takiego poziomu wydajności, efektywności, czy też realizacji zadań, który gwarantowałby, że zrealizujemy nasze cele biznesowe. im dokładniej to zrobimy, tym lepiej. oznacza to, że wszędzie tam, gdzie tylko jest to możliwe, nasze oczekiwania należy wyrazić za pomocą konkretnych wskaźników, wprost odnoszonych do poszczególnych osób, zespołów, czy też działów.

Dla przykładu przeanalizujmy poziom pożądanego wskaźnika efektywności dla czasu wykonania obsługi w dziale obsługi klienta:

  1. nasze oczekiwanie: chcemy, aby pracownicy szybko i bez problemu załatwiali sprawy z klientami;
  2. nasze oczekiwanie „ubrane” w konkretne dane i wskaźniki: średnia dzienna liczba obsługiwanych klientów w dziale obsługi klienta to 50 osób.

Przykładowe porównanie oczekiwań ze stanem obecnym:

  1. stan oczekiwany: średnia dzienna liczba obsługiwanych klientów w dziale obsługi klienta to 50 osób;
  2. stan obecny: średnia dzienna liczba obsługiwanych klientów w dziale obsługi klienta to 40 osób.

Warto podkreślić, że wyzwania dla HR to nie wdrożenie takich bądź innych projektów, lecz poprawa wskaźników efektywności w obszarach ważnych dla realizacji celów organizacji. Określenie, jaki jest przyszły stan pożądany i faktyczny najważniejszych obszarów efektywności, pokazuje pewien zakres rozbieżności, który z kolei wskazuje nam kluczowe wyzwania, które będą kształtowały strategię HRM organizacji.

Etap 3. Plan działań.

Kiedy już wiemy, co dokładnie chcemy poprawić w zakresie efektywności pracowników, możemy zaplanować odpowiednie działania ukierunkowane na wzrost tej efektywności. Generalna zasada jest prosta: do każdego wyzwania, określonego przez lukę w zakresie efektywności, powinniśmy przygotować propozycję działań.

Nie zawsze rozwiązania są oczywiste. jeżeli na przykład analiza sytuacji jednoznacznie wskazuje, że główna przyczyna niesatysfakcjonującego poziomu sprzedaży leży po stronie braku w zakresie wiedzy o produkcie, to optymalnym działaniem będzie szkolenie instruktażowe, wzbogacone o zwiększenie dostępności do odpowiednich materiałów informacyjnych. zwykle jednak wnioski wskazują na dodatkowe istotne przyczyny takiego stanu rzeczy, na przykład:

  • nieprecyzyjna segmentacja klientów
  • braki informacyjne w systemie CRM
  • zbyt wysokie plany sprzedażowe
  • sprzeczność w zakresie celów strategicznych (np. oczekiwanie jednoczesnego zwiększania poziomu sprzedaży i rentowności, podczas gdy konkurencja obniża ceny)
  • brak motywacji do realizacji planów sprzedażowych wynikający ze źle ustawionych warunków premiowania
  • nie satysfakcjonująca współpraca z działem obsługi klienta (np. przedłużające się okresy akceptacji umów).

W takich sytuacjach samo szkolenie nie byłoby dobrym rozwiązaniem. Przykładowo, w sytuacji zbyt wysokich planów sprzedażowych możliwe jest zarówno zatrudnienie nowych sprzedawców i obniżenie indywidualnych celów, jak i zmiana organizacji pracy połączona z modyfikacją zasad premiowania. Każde z tych rozwiązań niesie ze sobą zarówno potencjał na pozytywne zmiany, jak i pewne ryzyko. Rolą specjalisty/menedżera HR jest wskazywanie różnych możliwych działań wraz ze spodziewanymi efektami ich wdrożenia. Warto omówić proponowane opcje z przedstawicielami kadry zarządzającej, kluczowymi osobami dla danego obszaru funkcjonowania firmy.

Spodziewane rezultaty wdrożenia strategii HRM.

Wybór zadań i wpisanie ich do strategii HRM powinno być uzasadnione określonymi potrzebami powiązanymi z efektywnością pracowników. Warto zatem wybory te uzupełnić o spodziewane rezultaty. W ten sposób mamy zachowany pełen ciąg myślowy: od analizy biznesowej, przez potrzeby w zakresie efektywności, proponowane działania, aż po spodziewane rezultaty.

Rezultaty realizacji założonych działań/inicjatyw rozwojowych należy rozpatrywać w dwóch zakresach:

  1. skutków – dotyczą bezpośredniego wpływu na zdiagnozowane przyczyny trudności ograniczające efektywność pracowników; działanie uznajemy za skuteczne wówczas, gdy eliminuje lub znacząco ogranicza występowanie zdiagnozowanej przyczyny trudności;
  2. efektów – czyli końcowego wpływu na wskaźniki efektywności; jest to zasadniczy efekt, wynikający z kompleksowej realizacji programów rozwojowych.

Optymalna sytuacja występuje wtedy, gdy efekty naszych działań w 100 % pokrywają się z potrzebami dotyczącymi luk w zakresie efektywności. Możemy wówczas powiedzieć, że przygotowaliśmy strategię w pełni odpowiadającą faktycznym potrzebom organizacji.

Monitoring strategii HRM.

Zarówno skutki jak i efekty poszczególnych działań powinny być monitorowane i to także możemy wpisać do strategii HRM, chociaż nie jest to powszechną praktyką. Monitoring jest o tyle ważny, że umożliwia późniejszą ocenę tego czy realizujemy założenia przyjęte w strategii. Nawet najlepsza strategia, jeśli nie jest dobrze wdrażana, jest po prostu niewiele warta.

Co powinna zawierać strategia HRM?

Najważniejsze elementy strategii HRM to: rekrutacja i selekcja, szkolenia i rozwój, ocena pracowników, motywacja i wynagrodzenia, a także komunikacja i budowanie kultury organizacyjnej.

W ramach strategii HRM należy ustalić, jakie cele chce się osiągnąć w każdym z tych obszarów oraz jakie konkretne działania należy podjąć, aby je zrealizować.

Rekrutacja i selekcja.

W tym obszarze należy określić, jakie kwalifikacje, doświadczenie i cechy charakteru są niezbędne dla nowych pracowników i jakie kanały rekrutacyjne należy wykorzystać, aby dotrzeć do najlepszych kandydatów.

Szkolenia i rozwój.

W obszarze szkoleń i rozwoju, należy zdefiniować, jakie szkolenia i kursy są niezbędne dla pracowników, aby rozwijać ich umiejętności i wiedzę, a także, jakie sposoby motywacji i nagradzania można zastosować, aby zachęcić pracowników do podnoszenia swoich kwalifikacji.

Ocena pracowników.

Ocena pracowników to kolejny ważny element strategii HRM. Warto ustalić, jakie metody i narzędzia będą stosowane do oceny pracy pracowników, jakie kryteria będą brane pod uwagę oraz jakie będą konsekwencje wynikające z wyników oceny, np. awanse, premie lub szkolenia rozwojowe.

Kultura organizacyjna.

Wreszcie, istotne jest budowanie kultury organizacyjnej i komunikacja w firmie. To właśnie kultura organizacyjna ma duży wpływ na zaangażowanie pracowników, ich satysfakcję z pracy oraz skuteczność realizacji celów organizacji. Kultura organizacyjna to zestaw wartości, norm, zwyczajów i postaw, które panują w organizacji i kształtują sposób pracy oraz relacje między pracownikami.

Wartości i zwyczaje.

W strategii HRM należy określić, jakie wartości i normy powinny być propagowane w firmie. Ważne jest, aby wartości te były spójne z misją i celami organizacji, a także aby były zrozumiałe i akceptowalne dla pracowników. Przykładowe wartości, które mogą być propagowane w organizacji to: rzetelność, innowacyjność, odpowiedzialność, ciągłe doskonalenie, zaangażowanie czy szacunek do ludzi.

Komunikacja.

Komunikacja to kolejny ważny element strategii HRM, ponieważ poprzez komunikację firma informuje pracowników o celach, wartościach, polityce personalnej i wynikach osiąganych przez organizację. Komunikacja ma duże znaczenie dla motywacji i zaangażowania pracowników oraz dla budowania pozytywnych relacji między pracownikami a zarządem. Warto określić, jakie kanały komunikacji będą wykorzystywane w firmie oraz jakie treści będą przekazywane. Ważne jest, aby komunikacja była dwukierunkowa i umożliwiała pracownikom wypowiadanie się i dzielenie swoimi opiniami. Przykładowe kanały komunikacji, które mogą być wykorzystywane w firmie to: spotkania indywidualne z pracownikami, spotkania zespołowe, newslettery, intranet czy systemy feedbacku.

Komunikacja i budowanie kultury organizacyjnej są ze sobą ściśle powiązane, ponieważ poprzez komunikację firma przekazuje pracownikom informacje o wartościach i normach, które są ważne dla organizacji. Dlatego ważne jest, aby w strategii HRM uwzględnić zarówno komunikację, jak i budowanie kultury organizacyjnej i traktować je jako integralne elementy strategii HRM.

Na co jeszcze zwrócić uwagę, wdrażając strategię HRM?

Wszystkie wyżej opisane elementy powinny być zintegrowane w spójną strategię HRM, która będzie służyć realizacji celów organizacji. Ważne jest, aby strategia ta była elastyczna i dostosowywana do zmieniających się warunków rynkowych, a także aby była monitorowana i oceniana w celu ciągłego doskonalenia.

Opracowanie strategii HRM to proces wymagający czasu i zaangażowania, ale jest to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści w postaci zwiększonej efektywności organizacji, lepszej motywacji pracowników i poprawy wyników finansowych.

Newsletter pracodawcy

Chcesz dostawać informacje o rynku pracy i metodach rekrutacji?  Zapisz się do Newslettera!

    Zapisz się na newsletter!

    Chcesz być na bieżąco z wartościowymi artykułami z zakresu kadr, HR czy rekrutacji?