Ilu zatrudniasz pracowników? Kilku? Kilkudziesięciu? A może kilkuset?

Czy za każdym razem, chcąc zapełnić wakat w firmie, tworzysz ofertę pracy od nowa? Denerwują cię kandydaci, nie spełniający określonych w ogłoszeniu wymagań? Czy w twoim zespole każdy wie za co odpowiada i z czego jest rozliczany? A może uważasz, że twoi pracownicy są nieefektywni?

Bez względu na skalę zatrudnienia oraz rodzaj problemów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim w twoim przedsiębiorstwie, powodem wielu trudności mogą być źle opisane stanowiska pracy.

Odpowiednie opisy stanowisk są punktem wyjścia dla wielu innych procesów polityki personalnej, w szczególności rekrutacji, ścieżek karier, czy wartościowania stanowisk pracy.

Dobrze przygotowane, aktualne i sensownie wykorzystywane opisy stanowisk wprowadzają ład organizacyjny i tworzą podstawy jasnego kontraktu między pracownikiem a firmą. Stanowią – obok strategii HRM – jeden z filarów budowania kapitału ludzkiego w organizacji.

Dobry opis stanowiska odpowiada na podstawowe pytania pracownika, m.in.: po co został zatrudniony, z czego będzie rozliczany, jakich kwalifikacji i uprawnień się od niego wymaga, jakie są w stosunku do niego oczekiwania, jakie są możliwości rozwoju oraz kariery na danym stanowisku, jakie kompetencje powinien rozwijać, aby móc dobrze wykonywać swoją pracę. Jak pokazuje praktyka, nieporozumienia na tym tle są jednymi z głównych problemów we wdrażaniu procesów zarządzania zasobami ludzkimi.

Jaki zatem powinien być dobry opis stanowiska pracy?

Dobry opis powinien:

• określać podstawowe cele i obowiązki stanowiska,
• określać zakres odpowiedzialności pracownika,
• opisywać kwalifikacje niezbędne oraz pożądane na danym stanowisku,
• powinien być podstawowym narzędziem pracodawcy w badaniu dopasowania kandydatów w trakcie procesu rekrutacji,
• pozwalać kandydatom ocenić poziom spełniania przez nich oczekiwań potencjalnego pracodawcy,
• być podstawą do wyznaczania wskaźników efektywności dla pracowników
• powinien pomagać określić potrzeby rozwojowe pracowników,
• może być podstawą do wartościowania stanowisk pracy,
• może być używany jako baza do porównywania wynagrodzeń wśród różnych grup stanowisk,
• może być stosowany jako narzędzie oceny poziomu dostosowania firmy do przepisów prawa pracy,
• powinien pomagać firmie w określaniu braków personalnych oraz nakładania się obowiązków i ról.

W procesie tworzenia opisów stanowisk pracy najlepiej wziąć pod uwagę następujące aspekty:

1. Informacje podstawowe, takie jak: nazwa stanowiska (funkcjonalna i jednoznacznie identyfikująca dane stanowisko), cel istnienia stanowiska (odpowiedź na pytanie: do czego stanowisko zostało powołane, jaka jest jego zasadnicza racja istnienia) oraz umiejscowienie w strukturze, czyli powiązania hierarchiczne, np. stanowisko przełożonego, stanowiska podległe.
2. Wymagane kwalifikacje i doświadczenie. Kwalifikacje rozumieć należy jako rodzaj i poziom wykształcenia, formalne kwalifikacje zawodowe, uczestnictwo w kursach, szkoleniach potwierdzone dyplomem, zaświadczeniem. Doświadczenie natomiast to praktyka na określonym stanowisku, zwykle o analogicznej specjalności.
3. Upoważnienia, uprawnienia oraz zakres odpowiedzialności. Upoważnienia/uprawnienia zazwyczaj dotyczą obszaru finansowego, zakresu decyzji możliwych do podejmowania na danym stanowisku, ludzi, zasobów i sprzętu, uprawnień dostępowych, np. do oprogramowania kadrowego, informacji niejawnych. Zakres odpowiedzialności odnosi się przede wszystkim do sytuacji wystąpienia błędów bądź nieprawidłowości w wykonywaniu powierzonych obowiązków.
4. Kluczowe wskaźniki efektywności (czyli kryteria oceny skuteczności działań, które podejmowane są na danym stanowisku pracy, pozwalające zmierzyć stopień, w jakim pracownik wypełnia postawione przed nim cele) oraz zadania (kluczowe obowiązki) i kompetencje (osobiste zasoby pracowników, które pozwalają im prawidłowo realizować przypisane zadania, np. przedsiębiorczość, komunikatywność, negocjowanie, rozwiązywanie konfliktów).
5. Warunki pracy, czyli wyposażenie i środki pracy (na jakie narzędzia pracy może liczyć pracownik), uciążliwość (istotne trudności, z jakimi wiąże się praca na danym stanowisku, np. częste wyjazdy, praca w hałasie lub w nocy), podstawowe zagrożenia życia i zdrowia, określenie systemu czasu pracy i poziomu zaszeregowania.

Opisując stanowisko pracy pamiętaj o… pracowniku.

Podstawowym wyzwaniem w procesie tworzenia i wykorzystania opisów stanowisk jest nie tylko to, aby były one czytelne, spójne z polityką personalną firmy i adekwatne do jej potrzeb, lecz także w pełni akceptowalne przez pracowników. Dlatego, tworząc opisy poszczególnych stanowisk, nie zapomnij o włączeniu w proces samych pracowników zajmujących te stanowiska. Mając poczucie wpływu na kształtowanie otaczającej ich rzeczywistości, z większym entuzjazmem i zaangażowaniem podejmą się wykonywania przypisanych im obowiązków.