O budowaniu przestrzeni biurowej
Na początku XXI wieku jedną z ważniejszych kwestii stało się pytanie, jak tworzyć przyjazną przestrzeń pracy dla coraz bardziej mobilnych pracowników. Mobilność stała się faktem, jednostki różnią się jedynie stopniem owej mobilności.
Nie cichną dyskusje na temat zalet i wad pracy zdalnej, hybrydowej oraz możliwości związanych z organizacją miejsca pracy w biurze. Rośnie świadomość tego, że efektywność wykonywania zadań zależy w dużym stopniu od rodzaju oraz sposobu organizacji przestrzeni, w której zadania te są wykonywane. Doświadczenia roku 2020, związane z koniecznością gwałtownego wprowadzenia pracy zdalnej na ogromną skalę pokazują, jak zróżnicowane są potrzeby pracowników w tym względzie.
Klasyfikacji pracowników ze względu na ich potrzeby w zakresie organizacji przestrzeni pracy jest wiele. Jedną z nich zaproponowali Jeremy Myerson i Catherine Greene, nadając im obrazowe nazwy: kotwice, łącznicy, zbieracze i żeglarze.
Kotwice (the anchors) to osoby, które do codziennego funkcjonowania potrzebują biurowej rutyny. Pragną codziennie o tej samej porze przyjść do pracy, spotkać się ze współpracownikami, zrealizować swój zakres zadań i z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku opuścić firmę. Do grupy tej należą zarówno ci, których obecność innych osób mobilizuje do działania, jak i ci, którzy nie mają warunków do pracy w domu, lub/i nie lubią w nim pracować. Kotwicom zależy na tym, aby w biurze mieć swój pokój, a przynajmniej wyraźnie wydzielone, zapewniające niezakłóconą pracę terytorium. Swoje biurko, swoje miejsce na przechowywanie dokumentów i rzeczy osobistych. Osoby należące do tej grupy pełnią w organizacji ważną rolę dla pozostałych pracowników. Są zarówno źródłem informacji, jak i symbolem ciągłości funkcjonowania firmy.
Łącznicy (the connectors) to pracownicy, których żywiołem jest wymiana informacji i wiedzy. Przy swoim biurku spędzają nie więcej niż połowę czasu pracy, w pozostałym czasie przemieszczają się po firmie, współpracując z różnymi osobami i kontaktując je ze sobą. Łatwo przystosowują się do zmian w organizacji biurowej przestrzeni, lubią jednak mieć do dyspozycji dużo miejsca. Umożliwia im to swobodne prezentowanie współpracownikom tego, nad czym aktualnie pracują, wysłuchiwanie ich opinii oraz zasięganie rad i wskazówek.
Zbieracze (the gatherers) do tej grupy należą pracownicy o dużym stopniu mobilności, spędzający większość czasu poza biurem. Ich rola polega głównie na reprezentowaniu firmy na zewnątrz. Czas pracy spędzają zazwyczaj na spotkaniach z klientami i zawieraniu nowych kontaktów. Na ogół nie odczuwają potrzeby posiadania własnego biurka, w zupełności wystarczają im przestrzenie dzielone z innymi pracownikami organizacji.
Żeglarze (the navigators) ich cechą charakterystyczną jest „żeglowanie po morzach i oceanach” różnych obowiązków, jedynie okazjonalnie zawijanie do portu, jakim jest firma. W tym trybie pracują na przykład handlowcy, wykonujący swoje obowiązki w różnych miejscach kraju. Oczekują, że w trakcie swoich rzadkich wizyt w firmie, będą traktowani jak pełnoprawni członkowie personelu, spotykają się z życzliwością, przyjazną atmosferą i dobrymi warunkami pracy.
Różnorodne rodzaje aktywności pracowników pociągają za sobą odmienne oczekiwania dotyczące przestrzeni biurowych. Postulaty formułowane coraz częściej zarówno przez architektów, jak i przez osoby zarządzające organizacjami, można sprowadzić do hasła „pora odejść od projektowania biur dla wszystkich i zacząć projektować biuro dla każdego”. Oznacza to konieczność uwzględniania potrzeb różnorodnych grup pracowników. Możliwość taką stwarzają przestrzenie oparte na koncepcji activity based working.
Koncepcja activity based working podkreśla, że to, co nazywamy pracą biurową, nie ma jednolitego charakteru, lecz opiera się na całym szeregu różnorodnych działań, zarówno o charakterze indywidualnym, jak i zespołowym. Można tu wymienić przykładowo rozmowy telefoniczne, spotkania grup roboczych, czy wymagające skupienia i koncentracji analizy różnorodnych dokumentów. Dla poszczególnych rodzajów działań powinny być przygotowane odmienne typy starannie zaaranżowanych przestrzeni biurowych.
Model activity based working to tak zwane biuro elastyczne. Charakteryzuje się:
- układem zorientowanym na pracę zespołową i zadaniową,
- współdzielonymi stanowiskami pracy,
- przestrzenią podzieloną na strefy dopasowane do różnorodnych potrzeb pracowników.
Popularność tej koncepcji nie idzie jednak w parze z jej praktycznym zastosowaniem. Z raportu firm Hays, Kinnarps i Skanska „Biuro a potrzeby organizacji” (2016) wynika, że zdecydowana większość firm w Polsce (72%) pracuje w biurach typu open space. Większość z nich została wzbogacona o pewne udogodnienia, takie jak: sale spotkań, miejsca wypoczynku, miejsca do cichej pracy i tym podobne. Mniej popularne od przestrzeni open space jest korzystanie z biur tradycyjnych, składających się z zamykanych pokoi (21% firm), a jedynie 7% stanowi zbiór oparty na koncepcji activity based working. Może to wnikać z różnorodnego rodzaju nieporozumień, które narosły wokół tej koncepcji. Nadrzędnym jej celem nie jest bowiem pozbawienie pracowników własnych biurek, lecz dogłębne zbadanie charakteru pracy (obecnego i planowanego) oraz wybranie tych elementów, które są najbardziej istotne. We współczesnych biurach nie chodzi o zmieszczenie jak największej grupy pracowników na określonej powierzchni, ale o to, aby z określonej liczby metrów kwadratowych wydobyć jak najefektywniejsze wykorzystanie czasu i potencjału pracowników. Biura mają przede wszystkim służyć współpracy i twórczym, wartościowym interakcjom. Koncepcja activity based working stanowi podstawę funkcjonowania przestrzeni coworkingowych. Miejsca do pracy indywidualnej, miejsca do pracy zespołowej, budki do odbywania rozmów telefonicznych – to tylko niektóre powszechnie funkcjonujące elementy tych biur. Ich właścicieli nie trzeba przekonywać, że odpowiednia aranżacja przestrzeni powinna uwzględniać różnorodne potrzeby ich użytkowników.
Projektowanie partycypacyjne.
W proces projektowania przestrzeni biurowej warto włączyć pracowników, co jest istotą tzw. projektowania partycypacyjnego. Projektowanie biura to bardzo dobra okazja, by zaangażować ludzi we wspólne działanie, którego efekty będą dla wszystkich bardzo konkretne i namacalne. Projektowanie partycypacyjne jako metoda pracy sprawdzi się także przy projektowaniu innych zmian w organizacji firmy, np. z zakresu bhp. Zaangażowanie pracowników w ten proces daje im poczucie kontroli, pozwala poznać wdrożone rozwiązania i daje poczucie bezpieczeństwa. Narzędzi służących projektowaniu partycypacyjnemu mu jest wiele. Większość z nich ma charakter spotkań bezpośrednich i warsztatów, w których szczególnie często wykorzystuje się metodę design thinking. Inną metodą może być zbieranie opinii pracowników za pomocą różnego rodzaju ankiet.
Pełne uwzględnienie indywidualnych potrzeb nie jest oczywiście możliwe. Warto jednak brać pod uwagę przynajmniej potrzeby poszczególnych grup odbiorców. Elementem projektowania partycypacyjnego może stać się przesłanie pracownikom opisów wspomnianych wcześniej typów pracowników (np. kotwice, łącznicy, zbieracze, żeglarze) z prośbą o określenie, który z nich jest najbardziej dopasowany do preferowanego przez nich stylu pracy. Takie ćwiczenie stanowi dobry punkt wyjścia do rozmów z pracownikami. Tę samą liczbę metrów kwadratowych powierzchni biurowej można zaprojektować zarówno w sposób uwzględniający potrzeby użytkowników, jak i w sposób kompletnie te potrzeby ignorujący. Decyduje o tym nie tyle wielkość środków finansowych zainwestowanych w aranżację przestrzeni, co otwartość na dialog z jej użytkownikami.
Podsumowując, wszystkim wymienionych powyżej grupom pracowników można zapewnić zatrudnienie w jednej firmie, w tym samym czasie. Praca w biurze, praca w domu, korzystanie z jakiejś formy coworkingu – każda z tych możliwości pociąga za sobą określone, zależne od specyfiki konkretnej firmy, korzyści i zagrożenia. Konieczna jest ich rzetelna analiza, uwzględniająca różne scenariusze rozwoju wydarzeń. Ważna jest przy tym otwartość na niestereotypowe rozwiązania, bowiem kryteria wyboru atrakcyjnego pracodawcy zmieniają się dynamicznie. Kiedyś kryterium takie stanowiła możliwość pracy w nowoczesnym biurowym wieżowcu. Później doszło do tego oczekiwanie wykonywania obowiązków w sposób zdalny. Co stanie się takim kryterium w przyszłości? Tendencja wydaje się wyraźna: stwarzanie możliwości wyboru spośród wielu przestrzeni, w których odbywa się praca.
Źródło: M. Sidor-Rządkowska, Kształtowanie przestrzeni pracy. Praca w biurze, praca zdalna, coworking, 2021
