Od kilku tygodni, a może miesięcy, szukasz nowego pracownika. Zainwestowałeś w ten proces już sporo czasu i energii (= pieniędzy). W końcu jest! Idealny kandydat! Podpisujecie umowę, przekazujesz zakres obowiązków, oprowadzasz po firmie, przedstawiasz współpracownikom. I zakładasz, że to koniec, że od dziś “nowy” staje się członkiem zespołu i doskonale wie co ma robić. A jak nie wie, to przecież powiedziałeś mu, kogo może zapytać.

Duży błąd. 

Czy wiesz, że średnio trzy miesiące zajmuje nowym pracownikom zaadaptowanie się do nowej pracy? Niektórzy integrują się szybciej, niektórym potrzebny jest rok, a niektórzy nigdy nie osiągają poczucia przynależności do organizacji. To właśnie w trakcie trzech pierwszych miesięcy od zatrudnienia zapada największa liczba decyzji pracowników o tym, że nie chcą w danym miejscu pracować. Jeśli nawet nie rezygnują od razu z pracy, to niechęć ta determinuje zasadniczo ich postawę wobec pracodawcy. Zatem, im bardziej zależy ci na zatrzymaniu i efektywnej pracy nowozatrudnionych osób, tym więcej uwagi poświęć procesowi onboardingu.

Onboarding to jedno z podstawowych zadań, w których uczestniczą przedstawiciele działu HR, kadra menedżerska i współpracownicy. Najlepszym rozwiązaniem jest, gdy onboarding przyjmuje postać procesu, który można zastosować do wszystkich nowozatrudnionych osób w organizacji. Można go przedstawić w formie listy zadań do zrealizowania w odpowiednich przedziałach czasowych:

1. Przed spotkaniem:

• przygotowanie niezbędnych dokumentów, m.in. kwestionariusza osobowego pracownika, skierowania na badania lekarskie, umowy o pracę, zgłoszenia pracownika do ZUS, oświadczenia o zapoznaniu się pracownika z regulaminem pracy oraz zasadami bhp, itp.;

• przygotowanie stanowiska i narzędzi pracy – wielu osobom może wydać się to banalne, ale wygląd biurka, czy zawartość szafki na dokumenty, ma ogromne znaczenie. Bałagan, jaki czasem zastają pracownicy na swoim nowym miejscu pracy, podkopuje wizerunek firmy i pokazuje jak pracodawca traktuje swoich pracowników. Należy również zadbać o podstawowe narzędzia, takie jak hasła do wi-fi, najważniejsze numery telefonów, lista mailngowa, klucze/karty dostępu, telefon firmowy, skonfigurowany e-mail firmowy i konto na wewnętrznej platformie;

• przygotowanie materiałów informacyjnych – warto przekazać pracownikowi publikacje, raporty, broszury, zawierające oprócz podstawowych faktów na temat firmy informacje o misji, wizji, wartościach i strategii, o kadrze zarządzającej itp.;

przygotowanie pakietu benefitów – informacja, najlepiej w formie pisemnej, jakie benefity są dostępne, do czego pracownik ma prawo, jakie są zasady wykorzystywania urlopów itp.

2. Pierwszy dzień:

• powitanie i przedstawienie w zespole – wzajemne przedstawienie się nowego pracownika i wszystkich członków jego zespołu. Dobrze zadbać o to, żeby członkowie zespołu opowiedzieli krótko o sobie, zwiększa to szanse na bardziej bezpośrednie relacje; jest to też dobry moment na wręczenie firmowych gadżetów (wizytówek, kubka itp.);

• oprowadzenie po biurze – pokazanie nowemu pracownikowi ważnych dla niego miejsc, takich jak sala spotkań, miejsce pracy przełożonego / opiekuna, biuro HR, miejsca pracy kluczowych klientów wewnętrznych (IT, księgowość, sprzedaż itp.)

• wyjaśnienie oczekiwań i omówienie wartości organizacyjnych – to bardzo ważny element i warto poświęcić na niego więcej czasu. Precyzujemy jakie produkty i usługi tworzy nasza firma, jaki wpływ na organizację ma praca na danym stanowisku, jakie są podstawowe zasady organizacyjne, których przestrzega każdy pracownik;

• przydzielenie opiekuna, czyli osoby, która pomoże nowemu pracownikowi poruszać się po firmie, wyjaśni wątpliwości związane z wewnętrznymi procedurami;

dobrym zwyczajem jest zaproszenie nowego pracownika na wspólny lunch, w którym uczestniczy również jego bezpośredni opiekun. To okazja do lepszego poznania się i porozmawiania o dalszych działaniach.

3. Pierwszy tydzień:

• wprowadzenie do pierwszych zadań, projektów – nie wybierajmy zbyt trudnych zadań, ale jednocześnie pokażmy, że liczymy na potencjał nowej osoby w zespole – niech się wykaże;

• omówienie oczekiwań na najbliższy miesiąc – jakie zadania będzie wykonywał nowy pracownik w najbliższym czasie i dlaczego, na jakie wsparcie może liczyć, jak będzie monitorowana jego praca.

4. Pierwszy miesiąc:

• monitoring pracy i wskazówki rozwojowe – mają na celu bardziej wykazanie troski i zainteresowania, niż kontrolowanie nowego pracownika. Mogą to być krótkie, nawet dziesięciominutowe spotkania kilka razy w tygodniu;

• omówienie celów długofalowej współpracy – jest sygnałem dla pracownika, że poważnie podchodzimy do współpracy w długim horyzoncie czasowym, co dla większości pracowników jest bardzo ważnym elementem budującym więź z firmą;

• przedstawienie możliwości rozwoju zawodowego pracownika w ramach firmy;

• wsparcie w integracji z zespołem – warto zadbać o uwzględnianie głosu nowego pracownika podczas spotkań zespołu, zapraszanie do omówienia zadań innych osób, czy włączanie we wszelkie nieformalne inicjatywy integracyjne.

5. Dalsze działania:

• ocena pracy – pod koniec okresu onboardingu warto umówić się z pracownikiem na spotkanie, podczas którego przekazujemy mu naszą ocenę jego pracy w zakresie wykorzystywanych kompetencji i profesjonalnego przygotowania, zaangażowania, współpracy z kluczowymi klientami. Zadbajmy też o możliwość omówienia przez pracownika jego doświadczeń i wrażeń związanych z jakością współpracy z naszą organizacją;.

• jeśli ocena obu stron wypadnie pozytywnie to końcowym zadaniem onboardingu jest pełne włączenie pracownika w realizowane w firmie procesy HRM (np. edukacyjne, coachingowe, ścieżki rozwoju / kariery itp.);

• na koniec powinniśmy również sprawdzić skuteczność samego onboardingu – możemy w tym celu wykorzystać krótką ankietę z pytaniami dla nowych pracowników.

Opisany proces może przytłoczyć czasochłonnością i poziomem zaangażowania, wymaganym od pracodawcy, dla jego prawidłowego przebiegu. Jednak korzyści z odpowiednio przeprowadzonego onboardingu są ogromne, w dodatku jak najbardziej wymierne. Można się spodziewać:

• szybszego osiągnięcia gotowości nowych pracowników do efektywnej pracy,
• lepszych wyników pracy,
• większego zaangażowania,
• wyższej satysfakcji z pracy,
• zmniejszenia poziomu stresu nowych pracowników,
• lepszej retencji, niższej fluktuacji i związanych z tym oszczędności kosztów.

Niewątpliwie za to, jak szybko i dobrze pracownik wdroży się do swoich obowiązków, zespołu i firmy, w największym stopniu odpowiedzialny jest bezpośredni przełożony. Jednak to eksperci HR powinni mieć pieczę nad jakością realizowanych w firmie procesów onboardingu.